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Con miras a la internacionalidad, la FUV actualiza sus procesos internos
Julio 2017
Una organizaci贸n se define por sus metas y principios, cumplimiento que exige una operatividad interna s贸lida, capaz de maximizar recursos y concretar alcances. En marzo del presente a帽o, la FUV inici贸 la actualizaci贸n de sus procesos internos, ejercicio que fortalece su sistema de gesti贸n de calidad y que le permitir谩 aspirar, en 2018, a la certificaci贸n internacional ISO 9001:2015, bajo la modalidad de servicios.
El Ing. Facundo Pacheco, Director General de la FUV, adem谩s de indicar la profesionalizaci贸n integral de dicha actualizaci贸n, en m茅todos, procedimientos, manuales y reglamentos al interior de la asociaci贸n, expuso el porqu茅, el c贸mo y el para qu茅 de este fortalecimiento institucional; entrevista que se presenta a continuaci贸n.
El porqu茅
Debido al impacto que tiene en el estado de Veracruz, la FUV requiere un sistema administrativo de calidad, y esto no s贸lo incluye tecnolog铆a, computadoras, impresoras o software, sino m茅todos y personas capacitadas, que tengan el perfil ad hoc a cada puesto.
Habemos personas con m谩s de diez a帽os en la Fundaci贸n, y quiz谩 se nos ha hecho h谩bito conducir su administraci贸n de una manera; conviene, entonces, analizar nuestros procesos y verificar que lo que hacemos puede mejorarse puesto que la pr谩ctica nos ofrece la informaci贸n y experiencia para identificar 谩reas de mejora.
La FUV requiere desarrollar de manera integral su capital humano; tenemos identificados talentos que se pueden aprovechar a煤n m谩s, personal que hace trabajo operativo y que debido a sus capacidades y habilidades puede tambi茅n hacer trabajo estrat茅gico; como en toda organizaci贸n, es necesario analizar el trabajo de sus 谩reas para equilibrar cargas de trabajo.
El c贸mo
Por ello, la FUV requiere un diagn贸stico organizacional, con sus funciones, responsabilidades, puestos y cargas, que pueda compilarse en un sistema de gesti贸n de calidad y que pueda arrojarnos, para finales de este a帽o, un an谩lisis de los procesos por cada 谩rea.
Con asesor铆a externa especializada, a cargo de Andr茅s Dom铆nguez, quien tiene una amplia experiencia nacional e internacional, en sistemas de gesti贸n, emprendimos en marzo del presente a帽o, un curso para representantes de 谩reas, en el que pudimos revalorar qu茅 es un proceso, qu茅 es un sistema de gesti贸n y c贸mo estandarizar y documentar procesos.
Debido a que el asesor externo construye un modelo a partir de la informaci贸n que nosotros le brindamos, cada representante de 谩rea est谩 sentado a la mesa para comentar c贸mo hace su trabajo, cu谩l es el d铆a a d铆a de su labor y poder, con ello, documentar la vocaci贸n y la esencia de su 谩rea.
Nos auxiliamos en especialistas porque requerimos detectar en nuestros procesos, cuellos de botella, actividades duplicadas o din谩micas que impliquen retroceso; quiz谩 no pasa nada si se quita un proceso y quiz谩 un proceso pueda tambi茅n hacerse m谩s eficiente.
A la acci贸n de supervisar por d贸nde viaja la informaci贸n a lo largo del tiempo, se le llama "trazabilidad", y si se tiene contemplado un proyecto institucional, y sus objetivos y metas no se completan, entonces hay una falta (se crea una no conformidad), misma que debe resarcirse; as铆 es como se mide la calidad de un sistema de gesti贸n.
El para qu茅
Una vez que tengamos nuestro diagn贸stico organizacional, en 2018 podremos comenzar con las 谩reas vitales y funcionales de la FUV ya identificadas; y estaremos en condiciones de presentar un nuevo organigrama, una nueva estructura y una estrategia para el siguiente a帽o.
La meta es obtener, a finales de 2018, la certificaci贸n de la norma ISO 9001:2015, que avala a nivel internacional, la calidad de nuestros servicios y procesos en todas las 谩reas, desde liderazgo, trabajo en equipo y comunicaci贸n, hasta el n煤mero de procesos que tenemos, la complejidad de los mismos, cu谩nta gente participa en ellos y el impacto que tienen en la generaci贸n de fondos de la asociaci贸n.
Al obtener la certificaci贸n ISO 9001, la FUV ser谩 una organizaci贸n de distinto nivel, de clase mundial, y mostrar谩 una credencial m谩s a sus donantes, en garant铆a de la calidad en sus servicios; tambi茅n podr谩 contar con mayor cobertura e impulsar proyectos, dentro de su organizaci贸n, para la procuraci贸n de fondos a nivel internacional.
Para finales de 2018, la FUV tendr谩 una cultura de calidad; desde los puestos de atenci贸n a usuarios hasta la Asamblea General, que es nuestra figura m谩xima, sabr谩n la misi贸n de nuestra asociaci贸n, su visi贸n y sus objetivos, as铆 como su pol铆tica de calidad; este es el reto.
