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Con miras a la internacionalidad, la FUV actualiza sus procesos internos

Julio 2017

Una organización se define por sus metas y principios, cumplimiento que exige una operatividad interna sólida, capaz de maximizar recursos y concretar alcances. En marzo del presente año, la FUV inició la actualización de sus procesos internos, ejercicio que fortalece su sistema de gestión de calidad y que le permitirá aspirar, en 2018, a la certificación internacional ISO 9001:2015, bajo la modalidad de servicios.

El Ing. Facundo Pacheco, Director General de la FUV, además de indicar la profesionalización integral de dicha actualización, en métodos, procedimientos, manuales y reglamentos al interior de la asociación, expuso el porqué, el cómo y el para qué de este fortalecimiento institucional; entrevista que se presenta a continuación.

El porqué

Debido al impacto que tiene en el estado de Veracruz, la FUV requiere un sistema administrativo de calidad, y esto no sólo incluye tecnología, computadoras, impresoras o software, sino métodos y personas capacitadas, que tengan el perfil ad hoc a cada puesto.

Habemos personas con más de diez años en la Fundación, y quizá se nos ha hecho hábito conducir su administración de una manera; conviene, entonces, analizar nuestros procesos y verificar que lo que hacemos puede mejorarse puesto que la práctica nos ofrece la información y experiencia para identificar áreas de mejora.

La FUV requiere desarrollar de manera integral su capital humano; tenemos identificados talentos que se pueden aprovechar aún más, personal que hace trabajo operativo y que debido a sus capacidades y habilidades puede también hacer trabajo estratégico; como en toda organización, es necesario analizar el trabajo de sus áreas para equilibrar cargas de trabajo.

El cómo

Por ello, la FUV requiere un diagnóstico organizacional, con sus funciones, responsabilidades, puestos y cargas, que pueda compilarse en un sistema de gestión de calidad y que pueda arrojarnos, para finales de este año, un análisis de los procesos por cada área.

Con asesoría externa especializada, a cargo de Andrés Domínguez, quien tiene una amplia experiencia nacional e internacional, en sistemas de gestión, emprendimos en marzo del presente año, un curso para representantes de áreas, en el que pudimos revalorar qué es un proceso, qué es un sistema de gestión y cómo estandarizar y documentar procesos.

Debido a que el asesor externo construye un modelo a partir de la información que nosotros le brindamos, cada representante de área está sentado a la mesa para comentar cómo hace su trabajo, cuál es el día a día de su labor y poder, con ello, documentar la vocación y la esencia de su área.

Nos auxiliamos en especialistas porque requerimos detectar en nuestros procesos, cuellos de botella, actividades duplicadas o dinámicas que impliquen retroceso; quizá no pasa nada si se quita un proceso y quizá un proceso pueda también hacerse más eficiente.

A la acción de supervisar por dónde viaja la información a lo largo del tiempo, se le llama 'trazabilidad', y si se tiene contemplado un proyecto institucional, y sus objetivos y metas no se completan, entonces hay una falta (se crea una no conformidad), misma que debe resarcirse; así es como se mide la calidad de un sistema de gestión.

El para qué

Una vez que tengamos nuestro diagnóstico organizacional, en 2018 podremos comenzar con las áreas vitales y funcionales de la FUV ya identificadas; y estaremos en condiciones de presentar un nuevo organigrama, una nueva estructura y una estrategia para el siguiente año.

La meta es obtener, a finales de 2018, la certificación de la norma ISO 9001:2015, que avala a nivel internacional, la calidad de nuestros servicios y procesos en todas las áreas, desde liderazgo, trabajo en equipo y comunicación, hasta el número de procesos que tenemos, la complejidad de los mismos, cuánta gente participa en ellos y el impacto que tienen en la generación de fondos de la asociación.

Al obtener la certificación ISO 9001, la FUV será una organización de distinto nivel, de clase mundial, y mostrará una credencial más a sus donantes, en garantía de la calidad en sus servicios; también podrá contar con mayor cobertura e impulsar proyectos, dentro de su organización, para la procuración de fondos a nivel internacional.

Para finales de 2018, la FUV tendrá una cultura de calidad; desde los puestos de atención a usuarios hasta la Asamblea General, que es nuestra figura máxima, sabrán la misión de nuestra asociación, su visión y sus objetivos, así como su política de calidad; este es el reto.